Caso 6. Business intelligence

Ya hemos hablado anteriormente de la búsqueda de información y algo sobre el tratamiento, pero cuando pensamos en que este tratamiento de información tiene que estar perfectamente optimizado, y además es a gran escala, estamos describiendo el problema de las empresas. Business Intelligence (BI) es como se denomina a la habilidad, técnica o metodología utilizada para transformar los datos en información y ésta en conocimiento de forma que se pueda optimizar el proceso de la toma de decisiones. Esta en la inteligencia empresarial que obviamente necesitan los negocios para optimizar el rendimiento y así poder aumentar los beneficios.

El BI permite reunir, depurar y transformar datos e información desestructurada en información estructurada para su posterior explotación o análisis y conversión en conocimiento. La diferencia entre datos, información y conocimiento está expuesta de manera resumida en el caso 1 de este blog. Una vez que sometes la información a análisis y extraemos conocimiento ya podemos tener acceso a la toma de decisión. La toma de decisiones es primordial a la hora de manejar un negocio, y como tal el conocimiento debe ser estudiado a fondo para sacar el máximo provecho a la hora de tomar las decisiones. Este sistema de toma de decisión debe cumplir con unos requisitos mínimos: debe ser rápida; tomada en el momento oportuno; estar fundamentada en información muy concreta. El fin de estos requisitos es que las decisiones sean eficientes y tengan el menor costo para la empresa, que a fin de cuentas es lo importante en un negocio, que las ganancias se optimicen.

Para hacer la toma de decisiones de una forma lo más eficiente posible es necesario tener almacenados una cantidad de datos bastante elevada y ser capaz de transformarlos en conocimiento para poder tomar las mejores decisiones para una empresa. Esto le sucede también a cualquier usuario en su propio domicilio pero estamos hablando de escalas totalmente diferentes. Cuando una empresa maneja millones de euros no puede permitirse el lujo de perder información u omitir información relevante. Para ello están los sistemas que componen el BI, para controlar toda esta información y dar un conocimiento lo más ajustado posible a las necesidades de la empresa, para que simplemente el propietario tenga que elegir dar una orden o no.

Los principales sistemas que se utilizan en el BI son el DSS (Decision Support System), el EIS (Executive Information System) y el CMI (Cuadros de Mando Integrales). Cada sistema actua de manera diferente pero todos ellos son parte del BI en la medida en que ayudan al propietario en la toma de decisiones, aportando un conocimiento fiable sobre aspectos específicos. ¿Cómo sabemos que ese conocimiento es fiable? Ya hemos visto en qué consiste la inteligencia empresarial, pero... ¿Qué nos aporta en realidad?

Lo primero en cualquier proceso de toma de decisiones es observar lo que está ocurriendo, en este caso en la empresa, para poder solucionar cualquier problema que se presente. Inmediatamente después se extrae el conocimiento comprendiendo qué es lo que está pasando. Una vez que sabemos por qué ha surgido el problema tenemos que intentar predecir qué es lo que pasaría si hacemos esto o hacemos lo otro. Después de hacer una predicción lo más aproximada posible hay que ponerse a trabajar sobre el tema. Y por ultimo aparece la toma de decisiones, cuando ya nos hemos reunido y hemos colaborado para obtener el conocimiento y creemos que tenemos la mejor solución.

Para facilitar todo este proceso de cualquier BI tenemos los sistemas anteriormente nombrados.

• El DSS o Sistema de Soporte para la Toma de Decisiones es un modelo basado en una serie de procedimientos que ayudan a procesar la gran cantidad de datos que una empresa maneja. En definitiva, es un sistema que extrae información de los datos y nos permite navegar por los datos de manera sencilla. El tener acceso al gran número de datos en forma rápida supone una gran mejorar en cualquier sistema de toma de decisiones.
• El EIS o Sistema de Información para Ejecutivos es un sistema que permite automatizar la obtención de datos de una determinada empresa en un determinado momento. Es decir, si necesito saber cómo va mi empresa en este mismo momento para tomar cualquier tipo de decisión, este sistema extrae los datos de forma automática sin tener que hacer un gran esfuerzo.
• El CMI o Cuadros de Mando Integrales es una herramienta del BI que permite medir la evolución de la actividad de una empresa o compañía y sus resultados. (http://www.lantares.com/blog/bid/331346/Cuadro-de-Mando-Integral-Todo-lo-que-Debes-Saber) La obtención de esta información de otra manera sería mas complejas y los resultados podrían no ser los optimo. 

Pero todo esto no tiene sentido si la empresa no posee una base de datos donde tenerlos almacenados. El Datawarehouse es una base de datos que nos permite integrar y depurar información de otra fuentes para luego procesarla y analizarla.(http://www.sinnexus.com/business_intelligence/datawarehouse.aspx)

Esta base de datos nos permite trabajar con datos fiables y homogéneos para que el proceso de toma de decisiones sea lo más eficiente posible, que a fin de cuentas, como ya dijimos antes, es el principal objetivo de cualquier empresa. Esta tecnología en un domicilio no tiene sentido ya que la toma de decisiones no requiere de un almacenaje de datos tan extenso. 

Esta base de datos nos permite también aplicar los sistemas que hemos tratado anteriormente y junto con los Datamart conforman una solida red de datos empresariales que nos permitirán tener todos los detalles actualizados para actuar en el momento oportuno. Los Datamart son bases de datos de un departamento concreto. Éstos permiten almacenar información muy especifica de cada departamento para hacer las búsqueda y el tratamiento de la información, si cabe, de manera más optima. Es posible que estos datos sean los que tenemos en el Datawarehouse, aunque exista la posibilidad de que sean exclusivos.

En España en estos momentos, y en una gran parte de Europa, estamos en una situación de crisis en que las empresas necesitan una muy buena organización para hacerse cargo de sus negocios sin sufrir una consecuencias económicas muy graves. El BI, sobre todo para mediana y gran empresa es un sistema bastante fiable de tomar decisiones que favorezcan al negocio, y además sus sistemas no requiere de personal especializado en informática que los maneje, pero si personal especializado en los datos que hay que manejar, por supuesto.

Para una información mas completa sobre las opciones del Business Intelligence: www.sinnexus.com.